Dalam suatu organisasi, administrasi merupakan segenap rangkaian usaha bersama yang dilaksanakan bersama yang ada dalam wadah organisasi untuk mencapai suatu tujuan. Administrasi erat kaitannya dengan manajemen, wadah organisasi itu sendiri maupun kepemimpinan yang menjalankan administrasi itu. Demikian juga dengan administrasi kelompoktani sebuah organisasi kelompoktani yang kuat dan maju sudah sepatutnya mempunyai adminitrasi kelompok yang baik dan benar untuk menunjang semua aktifitas yang dilakukan oleh kelompok tersebut. Perangkat administrasi kelompoktani yang baik dan benar diperlukan sebagai bahan informasi bagi kelompok maupun pihak lain yang berkaitan dengan kelompok. Dalam perangkat administrasi dibedakan menjadi dua bagian pokok yaitu : administrasi kegiatan dan administrasi keuangan. Dalam administrasi kegiatan, segala catatan yang dilakukan oleh kelompok berkaitan dengan kegiatan kelompok diluar urusan keuangan. Sedangkan administrasi keuangan, segala yang khusus berkaitan dengan keuangan kelompok. Selain itu bagi kelompok yang sudah maju, diharapkan juga memiliki perangkat kelengkapan administrasi lainnya. Beberapa contoh administrasi kelompok tani/ternak ( Poktan ) dan atau (Gapoktan) diantaranya buku-buku keuangan yang terdiri dari Buku Kas, Buku Kas Pembantu, serta buku-buku non keuangan terdiri dari : Buku Tamu, Buku Inventaris, Buku Anggota, Buku Susunan Pengurus, Buku Notulen Rapat, Buku Agenda Surat dan Buku Anjuran Instansi Lain. Perangkat kelengkapan administrasi lainnya seperti Sekretariat Kelompoktani, papan nama kelompoktani, stempel kelompoktani, arsip surat masuk dan keluar, arsip dokumen Berita Acara pembentukan kelompoktani, arsip dokumen AD dan RT kelompoktani, arsip Dokumen Berita Acara Benah kelompoktani, rencana kerja kelompok atau rencana defenitif kelompok (RDK), Rencana Definitif Kebutuhan Kelompoktani (RDKK), Rencana Usaha Anggota (RUA), Arsip Dokumen Biodata Anggota kelompoktani, dokumen berupa papan data (monografi) kelompoktani dan peta wilayah kelompoktani. Sebagai upaya untuk mewujudkan fungsi kelompoktani sebagai wadah kelas belajar, wahana kerjasama maupun sebagai unit produksi, diperlukan adanya penataan administrasi kelompoktani yang baik dan benar sehingga tugas dan fungsi manajemen kelompoktani baik ketua, sekretaris maupun bendahara dapat dilaksanakan sesuai dengan tupoksinya masing-masing Penataan administrasi menjadi prioritas dalam pengembangan kelompoktani sebagai bagian dari pembinaan dan pemberdayaan petani agar memiliki kekuatan kemandirian, yang mampu menerapkan inovasi (teknis, sosial dan ekonomi), dan mampu memanfaatkan skala ekonomi serta mampu menghadapi resiko usaha, sehingga mampu berdampak terhadap tingkat pendapatan dan kesejahteraan yang layak. Ditulis Oleh : Zadrak Apalem, SST Penyuluh Pertanian Pertama, Kabupaten Kepulauan Aru. Sumber : 1. Virginia Mauren Rambitan dkk, Administrasi Penyuluhan Pertanian pada Kelompoktani di Kecamatan Tarukan Utara Kabupaten Kepulauan Sangihe, 20162. Daisy Sumilat dkk, Administrasi Kelompok Tani di Kecamatan Tomohon Utara, Kota Tomohon, 2017