Kegiatan Penilaian Kelompok Tani ini dilaksanakan secara rutin pada akhir tahun yang bertempat di tiap tiap BPP sekabupaten Situbondo. Yang dihadiri oleh Pengurus kelompok tani yang dinilai, tim penilai kabupaten dan seluruh Penyuluh Pertanian Pendamping se WKPP BPP Kapongan. Kelembagaan petani merupakan salah satu pendukung utama untuk suksesnya pembangunan pertanian di Indonesia. Pembinaan kelembagaan petani perlu dilakukan secara berkesinambungan, diarahkan pada perubahan pola pikir petani dalam menerapkan sistem agribisnis. Pembinaan kelembagaan petani juga diarahkan untuk menumbuhkembangkan kemampuan kelompoktani dalam menjalankan fungsinya, serta meningkatkan kapasitas kelompoktani melalui pengembangan kerjasama dalam bentuk kemitraan dengan lembaga pendukung lainnya. Dengan Adanya Kegiatan penilaian kelompok tani diharapkan pembinaan kelembagaan petani akan bisa dilaksanakan dengan lebih terarah dan berkesinambungan. Bagi kelompoktani sendiri, diharapkan penilaian kelompoktani ini dapat memacu kelompok untuk semakin meningkatkan kemampuan, kapasitas dan kemandirian kelompoktani dalam rangka peningkatan produksi dan kesejahteraan petani. Sehingga dalam kegiatan ini, kelompok tani diharapkan selalu tertib administrasi. Administrasi adalah seperangkat catatan atau dokumen yang menyangkut tentang semua kegiatan yang dilakukan pada suatu organisasi. Perangkat Administrasi yang baik dan benar diperlukan sebagai bahan informasi bagi kelompok maupun pihak lain yang berkaitan dengan kelompok. Selain aturan kelompok, setiap kelompok harus mempunyai Buku-Buku Administrasi kelompok yang dicatat secara tertib oleh Pengurus Kelompok ataupun anggota yang ditugasi untuk itu.Administrasi Kelompok meliputi : 1. Buku Daftar Anggota Buku Daftar Anggota adalah Dokumen tertulis yang berisi tentang Biodata setiap petani yang menjadi anggota kelompok. Buku ini bermanfaat untuk mengetahui Nama-nama anggota, jumlah dan perkembangannya. 2. Buku Tamu Buku Tamu adalah Dokumen yang berisi catatan tentang pihak-pihak luar yang pernah berkunjung ke kelompok. Buku ini juga bermanfaat untuk mengetahui sejauhmana perhatian dan bimbingan atau saran-saran yang pernah diberikan oleh pihak luar terhadap kelompok yang bersangkutan. Buku Tamu diisi setiap kali ada pihak dari luar kelompok yang datang untuk suatu keperluan. 3. Buku Notulen Rapat Buku Notulen Rapat adalah Catatan tentang hal-hal yang telah dibahas dalam setiap pertemuan kelompok. baik pertemuan pengurus maupun pertemuan anggota. Catatan pertemuan ini penting untuk mengetahui segala persoalan ataupun hal-hal lain yang pernah dibicarakan dalam pertemuan/rapat. Bagi pihak luar catatan ini juga bermanfaat untuk mengetahui persoalan yang pernah dibicarakan didalam kelompok sehingga membantu pihak luar dalam memberikan bimbingan selanjutnya. 4. Buku Kegiatan kelompok Buku kegiatan kelompok adalah buku yang berisi catatan tentang segala kegiatan yang dilaksanakan oleh kelompok. Catatan tersebut bermanfaat bagi kelompok untuk mengingat kembali pengalaman-pengalaman yang dimiliki. 5. Buku Rencana Kerja Kelompok (RDK/RDKK) Buku ini berisi Rencana kegiatan yg akan dilakukan kelompok tani 1 tahun kedepan. 6. Buku Kas Buku Kas adalah berisi tentang catatan yang dilakukan kelompok yang berkaitan dengan aliran dana yang diterima maupun yang dikeluarkan. Selain catatan aliran dana, juga berisi catatan tentang kegiatan-kegiatan yang dibiayai dari dana tersebut. 7. Buku Pemilikan Lahan Usahatani Buku ini bertujuan untuk mengetahui kepemilikan lahan usahatani anggota kelompok 8. Buku Catatan Inventaris kelompok (harta) Buku catatan inventaris kelompok adalah berisi tentang Aset-aset atau harta kekayaan yang dimiliki oleh kelompok 9. Buku Agenda Buku Agenda berisi tentang pencatatan surat masuk maupun surat keluar. Kelengkapan Administrasi merupakan bagian dari bentuk pengawasan Penulis: Eko Mainal Sucahyo, SP Penyuluh Pendamping WKPP Kapongan IV