Administrasi adalah seperangkat catatan atau dokumen yang menyangkut tentang semua kegiatan yang dilakukan pada suatu organisasi. Kelompok adalah kumpulan orang-orang lebih dari satu yang mempunyai tujuan yang sama. Kelompok Tani adalah kumpulan orang-orang yang tumbuh berdasarkan keakraban, keserasian serta kesamaan kepentingan dalam memanfaatkan sumberdaya pertanian untuk bekerjasama meningkatkan produktivitas usahataninya dan kesejahteraan anggotanya. Perangkat Administrasi yang baik dan benar diperlukan sebagai bahan informasi bagi kelompok maupun pihak lain yang berkaitan dengan kelompok. Selain aturan kelompok, setiap kelompok harus mempunyai buku-buku Administrasi kelompok yang dicatat secara tertib oleh Pengurus Kelompok ataupun anggota yang ditugasi untuk itu. Kelengkapan Administrasi merupakan bagian dari bentuk pengawasan.Kelengkapan administrasi pembukuan sederhana yang harus dimuliki oleh kelompoktani berdasarkan pedoman penilaian kelas kemampuan kelompoktani tahun 2018 adalah :1. Administrasi Pembukuan Sederhana Kelas Kemampuan Kelompoktani Pemula minimal harus memiliki 5 (lima) buku yaitu : 1) buku anggota, 2) buku tamu, 3) buku kegiatan, 4) daftar hadir, dan 5) buku kas2. Administrasi Pembukuan Sederhana Kelas Kemampuan Kelompoktani Lanjut minimal harus memiliki 7 (tujuh) buku yaitu : 1) buku anggota, 2) buku tamu, 3) buku kegiatan, 4) daftar hadir, 5) buku kas, 6) buku notulen dan 7) buku iuran.3. Administrasi Pembukuan Sederhana Kelas Kemampuan Kelompoktani Madya minimal harus memiliki 8 (delapan) buku yaitu : 1) buku anggota, 2) buku tamu, 3) buku kegiatan, 4) daftar hadir, 5) buku kas, 6) buku notulen,7) buku iuran dan 8) buku inventaris.4. Administrasi Pembukuan Sederhana Kelas Kemampuan Kelompoktani Utama minimal harus memiliki 9 (sembilan) buku yaitu : 1) buku anggota, 2) buku tamu, 3) buku kegiatan, 4) daftar hadir, 5) buku kas, 6) buku notulen,7) buku iuran, 8) buku inventaris dan 9) buku rencana kegiatan. Buku Daftar Anggota adalah Dokumen tertulis yang berisi tentang Biodata setiap petani yang menjadi anggota kelompok. Buku ini bermanfaat untuk mengetahui Nama-nama anggota, jumlah dan perkembangannya. Buku Tamu adalah Dokumen yang berisi catatan tentang pihak-pihak luar yang pernah berkunjung ke kelompok. Buku ini juga bermanfaat untuk mengetahui sejauhmana perhatian dan bimbingan atau saran-saran yang pernah diberikan oleh pihak luar terhadap kelompok yang bersangkutan. Buku Tamu diisi setiap kali ada pihak dari luar kelompok yang datang untuk suatu keperluan. Buku Notulen Rapat adalah Catatan tentang hal-hal yang telah dibahas dalam setiap pertemuan kelompok. baik pertemuan pengurus maupun pertemuan anggota. Catatan pertemuan ini penting untuk mengetahui segala persoalan ataupun hal-hal lain yang pernah dibicarakan dalam pertemuan/rapat. Catatan ini juga bermanfaat bagi kelompok untuk melihat pengalaman-pengalaman yang lalu baik berupa keberhasilan maupun kelemahan/kegagalan serta persoalan-persoalan yang dihadapi kelompok dan cara mengatasinya. Bagi pihak luar catatan ini juga bermanfaat untuk mengetahui persoalan yang pernah dibicarakan didalam kelompok sehingga membantu pihak luar dalam memberikan bimbingan selanjutnya. Buku kegiatan kelompok adalah buku yang berisi catatan tentang segala kegiatan yang dilaksanakan oleh kelompok. Misalnya rencana kegiatan kelompok, catatan pelaksanaan kegiatan, hasil monitoring dan evaluasi kegiatan kelompok dan sebagainya. Catatan tersebut bermanfaat bagi kelompok untuk mengingat kembali pengalaman-pengalaman yang dimiliki.Buku Kas adalah berisi tentang catatan yang dilakukan kelompok yang berkaitan dengan aliran dana yang diterima maupun yang dikeluarkan. Selain catatan aliran dana, juga berisi catatan tentang kegiatan-kegiatan yang dibiayai dari dana tersebut. Buku catatan inventaris kelompok adalah berisi tentang Aset-aset atau harta kekayaan yang dimiliki oleh kelompok. Buku ini bertujuan untuk mengetahui kepemilikan lahan usahatani anggota kelompok. Buku Agenda berisi tentang pencatatan surat masuk maupun surat keluar. Buku Expedisi berisi tentang bukti pengiriman surat yang dikirimkan kepihak luar. Jenis-jenis administrasi umum sebagaimana dijelaskan diatas merupakan kelengkapan administrasi minimal diperlukan oleh kelompok. Semakin maju dan berkembang suatu kelompok, maka akan memerlukan jenis-jenis buku guna mendukung kelancaran pengelolaan kelompok taninya. Manfaat mencatat adalah untuk mengingat kembali tentang sesuatu hal, untuk menilai dan mengetahui perkembangan usaha, sebagai alat bukti dan sebagai dokumen.Mengapa orang tidak melakukan pencatatan? Karena : tidak bisa menulis, tidak tahu apa yang harus ditulis, malas, belum merasa perlu, karena (masih bisa diingat-ingat dan belum pernah mengalami masalah) Kemungkinan yang bisa terjadi kalau tidak melakukan pencatatan adalah lupa, terjadi kesalahpahaman, saling menyalahkan, kalau skala usaha, tidak tahu apakah usahanya untung atau rugi, bisa terjadi pemborosan, bisa ditipu orang, bisa saling menyalahkan antar penjual dan pembeli. @. Roberto Goizuette : Anda tidak bisa menunggu sampai orang lain membuatkan jalan untuk anda, melangkahlah !!!...... Buat jalan untuk diri anda sendiri. @ Sumber : Buku Pedoman Penilaian Kelas Kemampuan Kelompoktani 2018 Penulis : Samsul bahri, SP (PPL Desa Binuang, Kec. Balusu, Kab. Barru)