Sebuah organisasi kelompok tani yang kuat dan maju sudah sepatutnya mempunyai administrasi kelompok yang baik dan benar untuk menunjang semua aktivitas yang dilakukan kelompok tersebut. Perangkat kelengkapan administrasi kelompok tani yang semestinya dibuat, digunakan dan dimiliki kelompok tani. Administrasi kelompok tani adalah seperangkat catatan atau dokumen yang menyangkut semua kegiatan yang dilakukan oleh kelompok tersebut. Perangkat administrasi kelompok yang baik dan benar diperlukan sebagai bahan informasi bagi kelompok maupun pihak lain yang berkaitan dengan kelompok itu, seperti : usaha, permodalan, jaringan kerjasama dan lain-lain. Perangkat administrasi itu dibedakan menjadi dua bagian pokok, yaitu administrasi kegiatan dan administrasi keuangan. Pada kegiatan ini, Kelompok Timur Barat Desa Penebal Kecamatan Bengkalis melengkapi pemberkasan dan syarat2nya, tindak lanjut dari pengajuan proposal yang diajukan sebelumnya, mengusulkan bantuan bibit sawit. Adapun syarat mutlak agar proposal kelompok tersebut, memperoleh respon balik dari dinas yang terkait adalah pengajuan dibuat dalam sebuah proposal, yang dilengkapi dengan Identitas pengurus dan anggota kelompok (foto copi KTP + KK), Berita Acara Pembentukan + daftar hadir kelompok, SK kepala desa + Domisili, Surat Pernyataan, foto copi Surat Tanah, Titik Koordinat dan kelompok tersebut sudah terdaftar di Simluhtan.