Penggunaan kertas yang meningkatakan mengakibatkan dampak kerusakan lingkungan yang cukup signifikan. Banyaknya penggunaankertas sangat erat kaitannya dengan aktivitas kantor sebagai akibat dari rendahnya kesadaran para karyawan dalam hal penggunaan kertas yang efektifdanefisien. Melihat fenomena tersebut, sekarang banyak diadakan kampanye dengan tema go green, yang mengajak masyarakat untuk lebih peduli lingkungan. Salah satunya adalah dengan melakukan penghematan kertas, khususnya di lingkungan perkantoran. Hal ini kemudian memunculkan konsep penghematan kertas yang dikenal dengan nama paperless office. Paperless office adalah lingkungan kerja di mana penggunaan kertas dihilangkan atau digunakan dengan bijak. "Going paperless" dapat menghemat uang, meningkatkan produktivitas, menghemat ruang, membuat dokumentas ielektronik, mempermudah berbagi informasi, dan meminimalkan penggunaan kertas. Paperless office sebagai sebuah konsep tidak hanya terbatas pada kantor.Adanya perkembangan teknologi informasi turut mendukung meningkatnya penerapan konsep paperless office di beberapa perusahaan. Manfaat jika Paperless Office System diterapkan, antara lain:1. Efisien waktuKecepatan distribusi dan kecepatan pencarian menjadi karakteristik penting dari keberadaan Paperless Office System. Keuntungan pada aspek waktu, akan terlihat jika individu-individu yang terlibat pada sistem ini terdistribusi dalam wilayah yang luas, dan memiliki mobilitas tinggi.2. Manajemen dokumentasi lebih baikDengan penataan data yang rapi, maka semua dokumen bisa terekam dan disimpan dengan baik. Jika suatu saat dilakukan pelacakan maka akan sangat terasa manfaat dari adanya Paperless Office System ini.3. KenyamanankerjalebihbaikAspek ini menekankan pada pola komunikasi yang cepat dan akurat yang dapat diwujudkan, sehingga bisa mengurangi kesalahpahaman.4. Mendukung terjadinya keputusan yang lebih baikPada aspek ini dimungkinkan terjadinya penyajian informasi dan komunikasi yang lengkap, dan dapat dilakukan pelacakan permasalahan berdasarkan dokumen yang tersimpan secara rapi.5. Manajemen lebih terkendaliMaksud dari aspek ini yaitu bahwa penerapan Paperless Office System dapat dimungkinkan jika aplikasi yang diterapkan menyertakan fasilitas evaluasi dan pemantauan setiap surat keputusan yang diterbitkan yang memerlukan laporan dan evaluasi hasil kerja.6. Membaiknya citra organisasiDengan semakin baiknya manajemen dan pelayanan yang diakibatkan dengan berbagai penyajian informasi yang akurat dan cepat, maka akan memberikan nilai positif bagi pihak manapun yang berhubungan dengan organisasi tersebut.7. Aspek BiayaSecara rinci, aspek biaya belum dapat dijelaskan karena pada kenyataannya penerapan Paperless Office System memerlukan investasi dan biaya perawatan yang tidak sedikit. Yang lebih nyata, organisasi dapat bersaing dengan kompetitor karena kini hampir semua organisasi berlomba menjadi organisasi yang terbaik. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam Paperless Office System antara lain:1. Aspek SDM (Pengguna)Tahap awal yang perlu dirintis yakni pada level paling atas, diikuti level lebih bawah, dan seterusnya. Jika dalam organisasi pada level atas masih sulit, perlu diuji coba pada bagian tertentu yang sudah familiar dengan TI.2. Aspek DokumenTahap awal dimulai pada jenis dokumen yang tidak sering didistribusikan, dan dibuat sistem dobel, yakni offline dan online. Misalnya: surat keputusan, dokumen hasil rapat, dokumen petunjuk pelaksanaan, job deskripsi, portofolio, statua, dll. Sistem online akan secara penuh diberlakukan setelah dipastikan setiap individu pada level tertentu sudah dapat membuka dan membaca dokumen online.3. Aspek Sistem AplikasiDokumen online disimpan dalam aplikasi yang terproteksi dan berjenjang hak aksesnya. Tentang aplikasi menitikberatkan pada keamanan data dan kemudahan pemakaian.4. Aspek SosialisasiIndividu yang memiliki hak akses tertentu dilatih untuk mengakses sistem agar dapat melakukan berbagai aktivitas sesuai fasilitas dalam sistem. Perubahan kebiasaan perilaku perlu diwujudkan untuk disesuaikan dengan Paperless Office System, dengan memperkenalkan sistem yang akan dipakai.5. Aspek Sarana PendukungKetersediaan sarana yang diperlukan untuk mewujudkan Paperless Office System perlu disediakan secukupnya, antara lain: kebijakan, hardware, infrastruktur jaringan, SDM tenaga bantu, dana, forum komunikasi, dll.6. Aspek KomunikasiDiperlukan adanya seorang visioner untuk dapat menjelaskan kenapa Paperless Office Systemdiberlakukan. Hal ini dapat diwujudkan dengan melakukan pembicaraan diawal sebelum Paperless Office System diluncurkan. Perlu adanya forum untuk penyampaian dan mewujudkan persaman persepsi dan tujuan. Penulis : Narindrawati Sumber : Blog Prasetyo Utomo