Sebuah kelembagaan petani baik itu kelompoktani maupun gabungan kelompoktani harus memiliki pembukuan. Tak terkecuali kelompoktani kakao, harus memiliki buku yang terdiri dari buku anggota, buku notulen, buku simpanan, buku pinjaman, buku kas, dan Formulir Pinjaman. Penentuan jenis buku dan formulir apa saja yang harus dimiliki disesuaikan dengan kondisi dan kemampuan petani kakao pada suatu lokasi yang menjadi anggota kelompok tani kakao. Untuk memudahkan dalam memahami dan mengisi masing-masing buku tersebut disampaikan uraian buku wajib tersebut sebagai berikut : Buku Keanggotaan.Buku Keanggotaan adalah buku yang berisikan daftar nama anggota kelompok sejak kelompok mulai dibentuk. Buku keanggotaan bertujuan untuk mencatat keaktifan anggota kelompok dalam kegiatan di kelompoknya. Jumlah anggota kelompok bisa berubah dari waktu kewaktu sesuai dengan aturan dan tata tertib kelompok. Nomor anggota kelompok adalah "unik", yaitu tidak dapat digantikan oleh anggota yang lain. Jika ada anggota baru dalam kelompok, mereka menggunakan nomor anggota berikutnya. Nama kelompok pada setiap halaman harus konsisten (tetap urut sesuai dengan nomor anggotanya)Buku Notulen Pertemuan Kelompok. Buku Notulen adalah buku catatan hasil pertemuan kelompok yang isinya antara lain permasalahan, kondisi kas, kondisi pinjaman, perubahan kebijakan kelompok dan kesepakatan yang terjadi pada akhir pertemuan. Buku Notulen berisi tanggal, agenda pertemuan, proses diskusi, kesepakatan/ kesimpulan, dan rencana tindak lanjut. Buku notulen tidak selalu diisi oleh sekretaris, hal ini bertujuan agar semua anggota mampu memahami apa yang menjadi bahasan dalam kelompok. Buku notulen bertujuan untuk memudahkan kelompok dalam melakukan perencanaan dan pelaksanaan kegiatan, serta dapat digunakan sebagai bahan evaluasi untuk meningkatkan kualitas kelompok. Catatan kesepakatan pada pertemuan akan menjadi bahan diskusi pada pertemuan berikutnya dan biasanya dibaca sebelum membahas materi yang lain oleh anggota yang ditunjuk sebagai pemimpin pertemuan.Buku Simpan Pinjam Anggota. Buku Simpan Pinjam Anggota adalah catatan simpan pinjam anggota yang dimiliki oleh masing-masing anggota sebagai rekaman tingkat keaktifan anggota dalam melakukan kegiatan simpanan (wajib, sukarela), pinjaman dan angsuran. Pengisian buku ini dilakukan pada setiap pertemuan rutin kelompok dan masing-masing anggota akan memberikan paraf apabila setuju dengan angka-angka yang ditulis tersebut. Manfaat bagi pemilik buku/anggota, buku ini memberikan gambaran riil simpanan dan kewajiban yang dimiliki anggota kepada kelompok sehingga anggota mampu mengatur dirinya untuk memenuhi kewajibannya pada saat pertemuan berikutnya. Bagi pengurus kelompok, buku pas sebagai kontrol dalam menyalurkan pinjaman. Buku Simpanan Anggota Kelompok. Buku simpanan kelompok adalah catatan transaksi uang anggota yang disimpan di kelompok. Tiga macam simpanan anggota, yaitu: simpanan pokok (simpanan yang dilakukan sekali saja yaitu saat mendaftar menjadi anggota kelompok), simpanan wajib (simpanan yang harus dibayarkan pada saat pertemuan kelompok dan jumlahnya sesuai kesepakatan anggota), simpanan sukarela (simpanan atas keinginan anggota yang jumlahnya tidak dibatasi). Kecuali Simpanan Pokok, semua simpanan dapat diambil oleh anggota yang menyimpan, sesuai dengan kesepakatan anggota. Buku simpanan anggota kelompok akan menjadi dasar dalam menyalurkan pinjaman kepada anggota. Dalam buku simpanan besarnya masing-masing simpanan anggota harus sama dengan yang tertulis di buku simpan pinjam anggota. Semua transaksi harus dilakukan pada saat pertemuan kelompok. Nama anggota kelompok pada setiap halaman harus konsisten (tetap urut sesuai dengan nomor anggotanya).Buku Pinjaman Kelompok. Buku pinjaman kelompok adalah catatan transaksi uang yang dipinjam anggota. Buku ini diisi oleh sekretaris/bendahara/ juru tulis pada setiap pertemuan. Penggunaan pinjaman harus spesifik, misal untuk pembelian "bibit kakao", "pupuk kakao"; bukan untuk "pertanian". Manfaat buku pinjaman bagi anggota adalah mereka mengetahui kewajiban dalam angsuran setiap bulannya/sesuai kesepakatan. Manfaat bagi pengurus adalah mengetahui keadaan anggota dalam memenuhi kewajiban membayar hutangnya sehingga dapat menjadi satu pertimbangan saat akan memberikan pinjaman berikutnya. Dalam buku pinjaman besarnya masing-masing pinjaman anggota harus sama dengan yang tertulis di buku simpan pinjam anggota. Semua transaksi harus dilakukan pada saat pertemuan kelompok. Nama anggota kelompok pada setiap halaman harus konsisten (tetap urut sesuai dengan nomor anggotanya).Buku Kas. Buku kas adalah catatan setiap aliran uang masuk dan keluar serta penggunaannya. Buku kas perlu dilengkapi dengan bukti resi/kuitansi untuk mendukung legalitas aliran uang yang terjadi. Buku Kas akan ditutup pada setiap bulan dan ditandatangani oleh bendahara serta diketahui oleh ketua kelompok. Rekaman aliran uang dalam buku kas akan memberikan gambaran utuh dinamika kelompok dalam pemanfaatan dan pengelolaan keuangannya. Semua transaksi harus dilakukan pada saat pertemuan kelompok.Buku Formulir Pinjaman (RUA). Buku ini terdiri dari beberapa formulir yang digunakan untuk proses peminjaman, diantaranya: a) Formulir pengajuan pinjaman, b) Formulir permohonan dan keputusan pemberian pinjaman, c) Formulir surat perjanjian pinjaman, d) Formulir kunjungan kepada nasabah penunggak, e) Formulir bukti kas masuk, dan f) Formulir bukti kas keluar. Buku ini hanya disediakan sebagai bahan untuk difotokopi jika ada anggota kelompok yang mengajukan pinjaman dan membutuhkan bukti transaksi.Buku Tamu. Buku ini digunakan untuk mencatat semua tamu-tamu yang mengunjungi kelompok. Buku ini bermanfaat untuk meningkatkan rasa percaya diri kelompok. Oleh karenanya setiap tamu yang mengunjungi kelompok diharapkan untuk mengisi buku tamu ini. Penulis: Shalimar Andaya Nia Tamimi. Sumber: Program Read, 2012. Badan Penyuluhan dan Pengembangan SDM Pertanian, Jakarta.