Laporan adalah suatu bentuk penyampaian berita, keterangan, pemberitahuan ataupun pertanggungjawaban baik secara lisan maupun tertulis dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang dan tanggung jawab yang ada antara mereka. 1. Dasar-dasar Membuat LaporanLaporan pada dasarnya adalah alat komunikasi, agar dapat digunakan sebagai alat komunikasi yang efektif, sebuah laporan harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:a. Lengkap. Artinya data dan fakta yang ada dalam laporan harus lengkap;b. Jelas. Sebuah laporan disebut jelas bila uraian dalam laporan tidak memberi peluang ditafsirkan secara berbeda oleh pembaca yang berbeda;c. Benar/akurat. Data dan fakta yang salah dapat menuntun pembaca membuat suatu keputusan yang salah;d. Sistematis. Laporan harus diorganisasikan sedemikian rupa, dengan system pengkodean yang teratur, sehingga mudah dibacadan diikuti oleh pembaca;e. Objektif. Penulis laporan tidak boleh memasukkan selera pribadi ke dalam laporannya. Penulis harus bersikap netral dan memakai ukuran umum dalam menilai sesuatu.f. Tepat waktu. Ketepatan waktu mutlak diperlukan, karena keterlambatan laporan bisa mengakibatkan keterlambatan pengambilan keputusan.2. Jenis-jenis Laporana. Laporan lisan, disampaikan secara lisan, biasanya dilakukan hal-hal yang perlu segera disampaikan. Laporan lisan dapat disampaikan dengan tatap muka, lewat telepon, wawancara, dan sebagainya.b. Laporan tertulis. Disampaikan secara lengkap dalam bentuk tulisan.c. Laporan menurut isinya, yaitu: Laporan kegiatan, misalnya pelaksanaan pertemuan, pelaksanaan ujian SKU,dll, Laporan perjalanan, misalnya laporan monitoring; Laporan keuangan, menyangkut masalah penerimaan dan penggunaan uang.d. Laporan rekomendasi, yaitu laporan yang di samping memberikan informasi juga menyertakan pendapat si penulis, dengan maksud memberikan rekomendasi (usul). Meski demikian akurasi dan rincian informasi tetap diperlukan supaya rekomendasi yang diberikan juga meyakinkan.e. Laporan pertanggungjawaban. Si penulis memberi gambaran tentang pekerjaan yang sedang dilaksanakan atau sudah dilaksanakan.f. Laporan yang ditulis secara ilmiah, yaitu sebagai hasil peneliti. Biasanya isinya singkat tetapi padat dan sistematis serta logis. Bentuk laporan ini disebut dengan laporan formal, yaitu laporan yang memenuhi persyaratan sebagai berikut: ada halaman judul; ada daftar isi memuat: pendahuluan (latar belakang, tujuan); ada ikhtisar; ada isi dan penutup.g. Laporan berbentuk memo, biasanya laporan pendek yang memuat hal-hal pokok saja dan beredar di kalangan intern organisasi.h. Laporan berbentuk surat, isinya lebih panjang daripada laporan yang berbentuk memo, bisa ditunjukkan ke luar organisasi.i. Laporan berbentuk naskah, laporan ini bisa panjang atau pendek. Bila panjang dibuat dalam format buku, dan dalam penyampaiannya mutlak diperlukan surat atau memo pengantar.3. Fungsi LaporanPenyampaian laporan biasanya dilakukan oleh seorang bawahan kepada atasan, dalam hal ini adalah atasan yang memberikan tugas atau mempunyai fungsi kontrol dan pengawasan atas dirinya atau atas kegiatan yang dilaporkan. Laporan juga bersifat koordinatif bila ditulis oleh petugas dengan posisi sejajar dengan pembacanya. 4. Sistematika Penulisan LaporanHendaknya dalam membuat laporan, laporan tersebut dapat menjawab semua pertanyaan mengenai: apa (WHAT), mengapa (WHY), siapa (WHO), dimana (WHERE), kapan (WHEN), dan bagaimana (HOW).Dalam penyusunan laporan, urutan isi laporan sebaiknya diatur, sehingga penerima laporan dapat mudah memahaminya. Urutan isi laporan, sebagai berikut:a. Pendahuluan: Pada bagian pendahuluan, harus disebutkan tentang: latar belakang kegiatan, dasar hukum kegiatan, tujuan kegiatan, dan ruang lingkup isi laporan. b. Isi laporan: Pada bagian ini, harus dimuat segala sesuatu yang ingin dilaporkan, antara lain: jenis kegiatan, tempat dan waktu kegiatan, petugas kegiatan, persiapan dan rencana, kegiatan peserta kegiatan, pelaksanaan kegiatan, permasalahan, hasil kegiatan, kesimpulan dan saran. 5. PenutupPada bagian ini, penulis dapat menuliskan ucapan terima kasih serta menambahkan kesimpulan dan saran. Sumber: AnneAhira.comPenulis: Nunun Utari